As deadlines draw closer, employees and contractors get more details on federal vaccine mandate

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Federal agencies should grant their employees administrative leave to receive a COVID-19 booster vaccine, the Biden administration said in a series of recent policy updates.

“The administrative leave will cover the time needed to get to the vaccination site, receive the vaccination dose and return to work,” the Safer Federal Workforce Task Force said on Friday in a new FAQ. “Because there is currently no requirement for federal employees to receive a vaccine booster or an additional dose, the granting of duty time is not permitted in these cases.”

Agencies may apply this policy retroactively to the time the booster injections became available. A federal employee, for example, who has already received a Pfizer recall on or after September 22, could receive up to four hours of retroactive paid administrative leave.

Friday’s determination to provide administrative leave for booster injections was one of many updates from the Safer Federal Workforce Task Force, the group led by the White House’s COVID-19 response coordinator, Office of Personnel. Management and General Services Administration.

Notably, the task force also updated its sample template that agencies could use to have their employees request a religious exception to the federal vaccine mandate.

The sample form again suggests that employees should describe the nature of their objection to the federal vaccine mandate and explain why complying with it would conflict with their religious beliefs. He again asks whether employees have a religious objection to all vaccines or just the COVID-19 vaccine – and whether they have ever received any other vaccines as adults.

But the new version clarifies that employees don’t need to answer all of the questions to be considered for religious accommodation, although it recommends that they provide as much information as possible.

He reiterates employee objections to the federal vaccine mandate that “based on non-religious reasons, including personal preferences or non-religious concerns about the vaccine” do not qualify them for an exception.

The template form also states: “There are several factors that agencies may take into account in assessing whether an exception request is based on a sincere religious belief, including whether the employee has acted in a manner inconsistent with their professed belief. But no factor is decisive. An individual’s beliefs – or degree of adherence – can change over time, and as a result, practices newly adopted or inconsistently observed by an employee may nonetheless be based on sincere religious belief. All religious exception requests will be assessed on an individual basis.

In an updated memo to Civilian Workforce, the Defense Ministry said its employees should provide similar information to request a religious exception.

The department works to ensure that DoD officials deal with similar accommodation decisions consistently, Gil Cisneros, Deputy Secretary of Defense for Personnel and Readiness, said in the Oct. 29 memo.

“Because all DoD civil employees must now to be vaccinated versus COVID-19[femininecomme une condition de emploi, dérogations volonté être accordé en limité conditions et seul légalement requis », lit-on dans la note.

Les employés civils du DoD doivent déposer leurs demandes d’exception avant le 8 novembre, a déclaré Cisneros. D’autres agences ont fixé d’autres délais.

Le fait de ne pas soumettre une demande d’accommodement à cette date ne refusera pas immédiatement une exception à un employé, mais le DoD a déclaré une soumission intempestive “peut être pertinent dans évaluer la demande.”

L’administration Biden a déclaré que les agences ne devraient pas entamer le processus disciplinaire pour les employés qui ont une exception médicale ou religieuse en attente au mandat de vaccination, une politique que le DoD a également réitérée.

Les employés fédéraux qui ont des demandes d’accommodement en attente doivent suivre leurs protocoles de sécurité pendant que le processus d’exception est en cours, ont déclaré le groupe de travail et le DoD.

Les entrepreneurs fédéraux devraient décider comment discipliner les employés

Le groupe de travail a également offert lundi quelques détails supplémentaires sur la manière dont les agences devraient appliquer le mandat fédéral sur les vaccins pour les entrepreneurs.

En règle générale, les entrepreneurs doivent montrer qu’ils ont une politique qui exige des vaccins pour leurs effectifs – et qu’ils ont communiqué ces exigences à leurs employés, a déclaré une source de l’industrie qui a assisté à un briefing de la Maison Blanche sur les nouvelles directives.

“Lorsque les entrepreneurs couverts travaillent de bonne foi et rencontrent des problèmes de conformité avec les protocoles de sécurité au travail COVID-19, l’agent de négociation des contrats de l’agence devrait travailler avec eux pour relever ces défis”, a déclaré le groupe de travail dans une série de questions fréquemment posées mises à jour lundi. « Si un entrepreneur couvert ne prend pas de mesures pour se conformer, des mesures importantes, telles que la résiliation du contrat, doivent être prises. »

L’administration Biden a déclaré qu’il appartenait à chaque entrepreneur individuel de décider de la manière dont il traiterait les demandes des employés pour un accommodement médical ou religieux au mandat fédéral de vaccin de la part de ses employés.

Les entrepreneurs n’ont pas besoin de résoudre toutes les demandes d’accommodement de leurs employés avant de commencer à travailler sur un contrat couvert ou sur un lieu de travail couvert, a déclaré lundi l’administration Biden.

Les employés de l’entrepreneur avec des aménagements en attente doivent suivre les protocoles de sécurité COVID, tels que le port d’un masque et la distanciation sociale, pendant que leur employeur résout leurs demandes.

Ceux qui reçoivent un aménagement continueront de suivre ces protocoles, bien que l’administration ait déclaré qu’il pourrait y avoir des cas où, en raison de la nature du travail de l’employé, des exigences de sécurité plus strictes sont nécessaires.

De plus, une agence ou un entrepreneur pourrait décider qu’en raison de la nature particulière du travail d’un employé, aucun protocole de sécurité autre que la vaccination n’est suffisant.

“Dans ce cas, un employé de l’entrepreneur sur place qui n’est pas complètement vacciné serait incapable d’effectuer le travail requis sur le lieu de travail fédéral”, a déclaré le groupe de travail. « De telles circonstances ne dispensent pas l’entrepreneur de respecter toutes les exigences contractuelles. »

Le groupe de travail a déclaré que les entrepreneurs devraient informer leurs agences clientes des employés qui ont reçu un hébergement et travaillent sur place dans un établissement fédéral.

Si les demandes d’accommodement des employés sont refusées, il appartient à chaque entrepreneur de fixer un délai pour que leurs employés soient complètement vaccinés, a déclaré le groupe de travail.

Il appartient également à chaque entrepreneur de décider de la manière dont il disciplinera les employés individuels qui refusent de se conformer au mandat fédéral sur les vaccins.

Les entrepreneurs pourraient envisager d’appliquer les «processus habituels» pour appliquer les politiques du lieu de travail à leurs employés qui refusent de se conformer à ce mandat particulier en matière de vaccin, a déclaré le groupe de travail.

Ils pourraient également envisager d’utiliser le processus en trois étapes recommandé par l’OPM pour les employés fédéraux qui ne se conforment pas. Ce processus commence par l’éducation et le conseil des employés non conformes, se termine par une brève suspension non rémunérée et se termine par le renvoi.

« Une agence peut déterminer qu’un employé d’un sous-traitant couvert qui refuse de se faire vacciner conformément à une exigence contractuelle en vertu de [the executive order] will be refused entry to a federal workplace, in accordance with the agency’s workplace safety protocols, ”the task force said.

Covered federal contractors face a Dec. 8 deadline to comply with the administration’s federal vaccine mandate.

But some in the industry say the schedule is too aggressive, given the number of outstanding questions and challenges associated with the federal vaccine mandate – and its wide reach within the contracting community.

The Professional Services Council, which represents nearly 400 companies that do business with the federal government, said some of its members have requested more time to comply with the vaccines mandate.

“These limbs vary in position. Some are very pro-vaccine mandated; they have already instituted them within their own companies. Others are really concerned about the timing and the specifics of who needs to be vaccinated, ”said Stephanie Kostro, PSC executive vice president for policy. Federal Drive with Tom Temin. “As a trade association, we represent a wide range of our businesses. As an organization, the PSC appreciates what the government is trying to do in terms of the immunization mandate, but this needs to be part of a larger approach to stop the spread of COVID, and that includes testing, options for treatment, medical disability and religious exemptions and reasonable accommodation.

Nearly 20 states have sued the administration over the federal vaccine mandate for entrepreneurs, citing various concerns about the government procurement law and the administrative procedure law.


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